เวลาพนักงานต้องใช้หนังสือรับรองเงินเดือน ฝ่าย Human Resource (HR) ก็มักเป็นด่านแรกที่พนักงานจะติดต่อเสมอ ในบทความนี้ เราจึงอยากพาคุณไปทำความเข้าใจขั้นตอน และสิ่งที่ควรรู้ เกี่ยวกับการออกหนังสือรับรองเงินเดือนแบบมืออาชีพ ที่ห้ามพลาด เพื่อให้การออกเอกสารนี้เป็นเรื่องง่าย ถ้าพร้อมแล้ว เราไปดูกัน !
หนังสือรับรองเงินเดือน คือ ?
หนังสือรับรองเงินเดือน หรือใบรับรองเงินเดือน (Certificate of Employment) คือ เอกสารที่รับรองว่า เราเป็นพนักงานในองค์กรไหน มีอายุงานเท่าไหร่ รายได้เป็นอย่างไร ซึ่งเอกสารนี้มักจะออกให้โดยฝ่าย Human Resource ตามคำร้องขอของพนักงาน
หนังสือรับรองเงินเดือน ขอได้จากที่ไหน ?
โดยปกติแล้ว พนักงานสามารถขอเอกสารนี้ได้ที่ฝ่าย HR ของบริษัท โดยควรแจ้งล่วงหน้า ก่อนใช้งานจริงอย่างน้อย 3 - 5 วันทำการ เพื่อให้ HR มีเวลาในการจัดเตรียมข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้อง และลงลายมือชื่อจากผู้มีอำนาจ
4 ขั้นตอน การขอหนังสือรับรองเงินเดือนที่ควรรู้
แม้หนังสือรับรองเงินเดือนจะเป็นเอกสารทั่วไป แต่ก็ต้องมีการจัดการอย่างเป็นระบบ โดยขั้นตอนที่ควรรู้ มีดังนี้
-
HR รับคำร้องขอจากพนักงาน
อันดับแรก พนักงานจะส่งคำร้องขอมาให้ฝ่าย HR ผ่านช่องทาง เช่น อีเมล แบบฟอร์มกระดาษ หรือระบบ HRM โดยทางบริษัทควรมีแบบฟอร์มมาตรฐาน เพื่อความชัดเจนในการประมวลผล
-
HR ตรวจสอบข้อมูลพนักงาน และวัตถุประสงค์การใช้งาน
HR จะตรวจสอบตำแหน่ง อายุงาน และเงินเดือนปัจจุบัน รวมถึงตรวจสอบการขอลาออก หรือสถานะอื่น ๆ (หากมี) จากนั้นพอตรวจสอบข้อมูลเสร็จ HR จะสอบถาม หรือยืนยันวัตถุประสงค์การใช้งาน เช่น ใช้สำหรับกู้บ้าน ขอวีซ่า หรือสมัครเรียน เพื่อออกหนังสือที่มีข้อมูลสอดคล้องกับวัตถุประสงค์
-
กำหนดวันที่ออกเอกสาร และผู้ลงนาม
การขอเอกสาร ควรมีการวางแผนล่วงหน้า โดยเฉพาะช่วงที่ HR งานเยอะ อีกทั้งผู้มีอำนาจลงนาม ก็ควรระบุชัดเจนในระบบว่าเป็นใคร
-
HR ตรวจสอบก่อนส่งมอบ
สิ่งสุดท้ายที่ต้องทำ คือ การเช็กความถูกต้องของข้อมูล เช่น คำนำหน้า หรือชื่อ - นามสกุล เป็นต้น
ขอบคุณข้อมูลจาก https://cloud-ta.com/
|
สมาชิกทั้งหมด 6 คน
สมาชิกที่กำลังออนไลน์ 0 คน
.png)
อยากขอหนังสือรับรองเงินเดือน ต้องทำอย่างไร ขอที่ไหน กับใคร ?
